Come si scrive una e-mail

Come si scrive L’e-mail, come dice il nome stesso, è pur sempre una lettera, e come tale deve essere scritta, adeguando il linguaggio al destinatario: se si scrive ad un amico, useremo un linguaggio meno formale, mentre se si tratta di un’e-mail di lavoro, dovremo rispettare la grammatica e la punteggiatura in modo più preciso.

• Bisogna evitare le maiuscole, che nel “linguaggio” di internet (e-mail, forum, ecc.) equivalgono ad urlare: per mettere in evidenza un concetto importante si può usare il grassetto.
• Non usare lo stile SMS, scrivendo messaggi del tipo “Ciao, cm stai? T saluto xké domani parto! Cmq c risentiamo!”. Questa regola vale soprattutto nel lavoro, ma anche per le e-mail tra amici. Ricordiamoci sempre che l’e-mail è una lettera! Questo stile andrebbe evitato anche negli SMS, ma a causa dei caratteri limitati, può essere giustificato.
• Sarebbe consigliabile, infine, scrivere i messaggi in formato testo e non in formato HTML, impostazione predefinita dei programmi di posta elettronica, in quanto il destinatario potrebbe non visualizzarlo se la sua casella di posta elettronica non lo supporta. In realtà, questa regola, era valida fino a qualche tempo fa, vista la diffusione di nuove caselle e-mail con il supporto dell’HTML e dei programmi di posta elettronica, ma, in generale, si può sempre seguirla!
• Regole per l’invio delle e-mail Titolo chiaro: scrivere sempre nello spazio “Oggetto”, in modo chiaro e sintetico, il motivo del messaggio.
• Evitare messaggi anonimi: il destinatario, per questioni di sicurezza, potrebbe cestinarlo, sempre che non l’abbia già fatto automaticamente l’anti-spam della sua casella di posta!
• Essere cortesi: se non si conosce il destinatario, oppure se questo non ha una casella di posta elettronica personale, è buona norma inserire nell’oggetto “Alla cortese attenzione del signor…”.
• Utilizzare la priorità alta solo se necessario.
• Non inviare messaggi pesanti: se il destinatario non ha una linea veloce, impiega molto tempo ed intasa la linea telefonica, inoltre, così facendo, si infastidisce il destinatario stesso, poiché rimane collegato a lungo e spende troppo. Per evitarlo, possiamo suddividere il messaggio in diverse e-mail e compattare gli allegati. Ricordiamoci anche che gli allegati di grandi dimensioni possono provocare la congestione dei server, rallentare la rete e riempire interamente la casella del destinatario, rischiando, per di più, che l’e-mail ritorni indietro al mittente.
• Usare la firma: alla fine del messaggio inserire sempre i saluti ed il proprio nome, anche con gli amici: basta un “Ciao!” ed il nome di battesimo o il soprannome. Invece, per le e-mail formali, inserire, oltre alla firma, il recapito, l’indirizzo, la qualifica.
• Privacy: se si vuole inviare un’e-mail a diversi destinatari, possiamo inserire tutti gli indirizzi nel campo Cc, o Copia carbone (Carbon Copy): questo, però, possiamo farlo solamente se tutti i destinatari si conoscono fra loro. In caso contrario, è obbligatorio inserire i destinatari nel campo Ccn (Copia carbone nascosta) o Bcc (Blind carbon copy): eviteremo, in questo modo, che ogni indirizzo sia accessibile a tutti (diventando bersaglio di virus o di spam), che gli altri riceventi possano risalire ad una persona dal suo indirizzo e-mail, e, non ultimo, di violare la legge!

• Regole per rispondere alle e-mail

• Rispondere sempre: basta anche una riga, per informare il mittente che l’email è stata letta.
• Quotare: rispondere “citando” parti del messaggio ricevuto, seguendo alcune regole (rimandiamo all’articolo QuotarBene, di GNC Wiki, per una guida completa): anteporre il simbolo “>” alla parte quotata, scrivere la risposta dopo la parte quotata ed eliminare le parti non necessarie.
• Vediamo un esempio: Ciao Mario! Come stai? Com’è andata la vacanza in Sardegna? Spero bene! Io, invece, sono stato in Toscana, ma ho trovato brutto tempo… Volevo chiederti quando ci sarà la prossima riunione di lavoro, visto che l’ultima volta è stata spostata senza nessun preavviso. Ti ringrazio e ti saluto! Ciao! Luigi
• Ecco come rispondere quotando in maniera corretta: Luigi ha scritto: >Ciao Mario! Come stai? Io bene, grazie, anche se ho avuto un po’ di raffreddore. >Com’è andata la vacanza in Sardegna? Spero bene! Benissimo, il mare era stupendo e il tempo è stato sempre bello. Ti ringrazio per la cartolina che mi hai inviato, molto bello il posto. >Volevo chiederti quando ci sarà la prossima riunione di lavoro Credo martedì prossimo, alle 9. Se vuoi, ci possiamo vedere sabato mattina per discutere di quel progetto lasciato in sospeso. Allora aspetto la tua conferma. Ciao! Mario
• In questo modo il mittente del primo messaggio (Luigi) non avrà bisogno di andarsi a recuperare l’e-mail inviata precedentemente per confrontarla con la risposta.
• Infine, è meglio evitare di riportare tutto il messaggio originale e/o di riportarlo dopo la risposta. Purtroppo alcuni programmi di posta elettronica (es. Outlook) spingono a questo tipo di errore.
• Interrompere le catene di S. Antonio Meritano un capitolo a parte le regole riguardo alle catene, scherzi, petizioni, preghiere e racconti che possiamo ricevere nella nostra casella. In realtà vale una sola e semplice regola: non rispondere alle catene e cestinarle immediatamente!
• Le petizioni sono messaggi in cui si richiede un urgente aiuto per persone o bambini malati, come donazioni di sangue o di midollo osseo, oppure per salvare cuccioli destinati ad essere soppressi: si tratta sempre di bufale che comunque fanno “abboccare” molte persone toccando la sensibilità di chi le riceve.
• Esistono poi gli Hoaxes (in italiano scherzi, burle ): sono messaggi di vario genere che spesso contengono anche virus e trojan. Possiamo suddividerli in diverse categorie: offerte improbabili: cellulari o computer portatili in omaggio se si spedisce il messaggio a molte persone; allarmi: messaggi del tipo: “Attenzione! – Se vi arriva il messaggio ABC non apritelo perché vi formatterà il PC! Manda questo messaggio a tutte le persone che conosci per avvisarle!”; false denunce: “MSN diventerà a pagamento se non mandi questo messaggio a 18 persone!”, oppure “Lo shampoo XYZ contiene una sostanza cancerogena!”; false intimidazioni: messaggi che colpiscono la vulnerabilità dell’utente che sa di aver commesso qualche violazione: per esempio “L’FBI sta indagando su di te per aver scaricato musica pirata” oppure il recente messaggio, diffuso in Italia, del fantomatico capitano della polizia Prisco Mazzi, il quale comunica al destinatario di essere stato scoperto a visitare siti che violano il diritto d’autore (e-mail contenente virus). Appena ci arriva un messaggio di questo tipo, cestiniamolo! Oppure, se non siamo sicuri, facciamo prima una ricerca su internet: spesso si tratta di messaggi che circolano da anni e che sono segnalati in moltissimi articoli o blog in rete (da segnalare il blog anti-bufala di Paolo Attivissimo, contenente una lista completa di tutte le “bufale” che circolano in rete).
• Link La Netiquette italiana: guida all’uso corretto dei servizi internet The Net Ottima guida anti-spam in italiano www.collinelli.net/antispam
• Servizio anti-bufala di Paolo Attivissimo Il Disinformatico
• La Netiquette “ufficiale” italiana